Pfanni-Backstage: Cafeteria-Organisation

In der abgelaufenen Saison standen nicht weniger als 13 Meisterschaftsheimrunden in Turnierform (davon 4 Kleinfeld-Doppelrunden) und 13 NLB-Heimspiele auf dem Programm. Einiges an Organisations- und Einkaufsarbeit.

Ziel der Cafeteria ist es zum einen den Spielern, Schiedsrichtern und Zuschauern eine vernünftige Verpflegungsmöglichkeit zu tragbaren preisen zu bieten ohne einen Küchenchef im Einsatz haben zu müssen und zum andern für den Verein einen gewissen Gewinn zu erwirtschaften. Dafür müssen einige Faktoren beachtet werden.

Vorsaison-Einkauf

Zu Beginn der Saison wir anhand der genauen Erfahrungswerte der vergangenen Saison der Lagerraum in Egg gefüllt mit Getränken, Riegeln, Süssigkeiten und Verbrauchsmaterial. Dabei wird darauf Wert gelegt, dass alle Ware zu 100%iger Sicherheit innerhalb der Ablaufdaten verkauft werden kann. Einige Zahlen zu diesem Vorsaisoneinkauf: 1800 Getränkeflaschen à 0.5 l, 400 Riegel oder 20 Süssigkeitsboxen stehen nach diesem Einkauf im Lagerraum.

 

Situativer Einkauf

In der Woche vor der eigentlichen Meisterschaftsrunde werden dann noch frische Waren eingekauft. Die Bestellung erfolgt jeweils am Montag, dabei werden Toastbrote, Schinken, Käse, Wienerli und HotDog-Brote bestellt und entweder von uns abgeholt oder von der Bäckerei Peter frühmorgens vor der Runde gleich in die Halle geliefert. Bei diesem Artikel ist es von grosser Wichtigkeit die „richtigen“ Mengen einzukaufen, da diese Produkte nicht so einfach gelagert werden können. Es steht uns zwar ein kleiner Gefrierer zur Verfügung, das Ziel ist aber möglichst immer alle Artikel zu verkaufen.

 

Einrichten der Cafeteria

Das Einrichten der Cafeteria erfolgt meistens am Freitagabend, wenn Spiele am Samstag und Sonntag anstehen. Dann werden die Sachen mit Privatautos vom Lagerraum zur Halle gebracht. Vor allem das Getränk stellt dabei eine grosse Herausforderung dar wegen dem Gewicht und dem Platz beim Transport. Es sind doch immerhin teilweise bis zu 480 Flasche bzw. 240 kg bzw. 20 x 24er Kartons. Sozusagen ein Gratis-Fitnesstraining. In der Cafeteria angekommen wird alles feinsäuberlich für den reibungslosen Verkauf bereitgestellt. Riegel und Süssigkeiten gehören auf die Theke, wo am Meisterschaftstag auf noch die fein zubereiteten Gebäcke und Teigwarensalate der Mitglieder bereitgestellt werden. Die Getränke werden in den beiden Kühlschränken einsortiert. Von jeder der 11 verschiedenen Getränkesorten wird je eines auf dem Kühlschrank zur Präsentation ausgestellt. Weiter werden noch HotDog-Maschine, Toaster und die Kaffeemaschine bereitgestellt, ebenso wie das Verbrauchsmaterial.
Zum Schluss werden noch die Preislisten aufgehängt und die vom Kassier fein säuberlich gefüllte Kasse sicher deponiert. That’s it.

 

Der Tag der Cafeteria

Die Cafeteria funktioniert bei uns nach dem Prinzip „Jede/r denkt mit“. Es findet keine grosse Instruktion der jeweils 4 Helfer (2 Erwachsene und 2 Junioren/inne) pro Schicht statt, es wird auf die beim UHC Pfanni grossgeschriebene Eigeninitiative und auf den gesunden Menschenverstand gesetzt. So laufen auch der Verkauf und das Einkassieren meistens problemlos. Dabei sehr hilfreich ist die gute Infrastruktur der 3-fach Kirchwies in Egg mit genügend Kühlschränken, Kaffeemaschine, Abwaschmaschine und 2 Herdplatten.

Am Abend muss dann alles sauber aufgeräumt und wieder in den Lagerraum zurückgebracht werden. Dabei fallen die folgenden Tätigkeiten an:

• Reinigung der Cafeteria - die Cafeteria soll mindestens gleich sauber angetroffen werden, wie wir sie übernommen haben.
• Abfallbehälter leeren
• Zählen der einzelnen zurückgeschafften Artikeln
• Zählen der Kasse

Tönt eigentlich nach nicht so viel, ist aber doch eine gewisse Arbeit.

 

Auswertung

Oftmals schon am Tag danach erfolgen die komplette Auswertung und der Inventar im Lagerraum. Darauf basierend kann bereits der nächste Einkauf geplant und die Sachen für die nächste Runde bereitgestellt werden. Anhand des Auswertungs-Excels kann auch abgeglichen werden, ob die Einnahmen den verkauften Artikeln entsprechen – nicht auf den Franken genau, aber es hat sich über die letzten Jahre ein Prozentwert gebildet, der den effektiven Verkauf sehr gut trifft.

 

Das wäre aktuell der Ablauf und die Organisation der Cafeteria. Hier noch einige Richtzahlen

• 3500-4000 Getränke werden verkauft
• 700 Toasts werden gemacht
• 2000 Wienerli mit Senf, Ketchup oder Mayo in die HotDog-Brote gebettet
• 600 Raclettes wurden gebrutzelt (nur bei NLB-Spielen)
• 800-900 Riegel gehen über die Ladentheke
• 4000 Süssigkeiten greifen die Zähne der Kids an
• Ein Gewinn im 5-stelligen Bereich wird erwirtschaftet

Das ist das zweifelsohne spannende Leben eines Cafeteria-Verantwortlichen, der also primär in der Vor- und Nachbearbeitung zum Einsatz kommt. Optimierungs- oder Änderungsmöglichkeiten gibt es sicherlich immer. Vieles hängt oft mit der verantwortlichen Person zusammen. Der Verein ist in jedem Falle immer für Inputs offen.

 

In diesem Sinne en Guete i de Pfanni-Cafeteria

Von Chrigi Maurer